Đường đi của một văn bản
Các tuyến màu gặp nhau tại các ga duyệt. Ga cuối cùng là nơi phần mềm tự ghi sổ, không ai phải nhập lại.
Ghi tạm: khi Trưởng phòng ký Đề nghị thanh toán / Đề nghị tạm ứng / Đề nghị tạm ứng NCC, số tiền hiện ngay trên bảng Dự chi → Thực chi bằng màu tím sọc để Ban TGĐ thấy trước. Trợ lý xác nhận TGĐ đã ký → đổi sang xanh nhạt (chờ chi); Kế toán chi → xanh đậm (thực chi, lúc này mới ghi sổ). Bị từ chối / hủy → tự biến mất. Ghi tạm không ghi vào sổ kế toán.
Tuyến 1 · Nhân viên
Nhập liệu của phòng mình và lập văn bản xin duyệt. Nhân viên chỉ thấy dữ liệu của phòng mình.
Đăng nhập
Mở trình duyệt, gõ địa chỉ 192.168.1.74:8080. Nhập tên đăng nhập, mật khẩu, rồi tính nhẩm câu hỏi phụ dạng 47 + 38 = ? hoặc 96 − 15 = ?. Mỗi lần vào phần mềm đều phải đăng nhập lại (riêng Tổng Giám đốc được giữ đăng nhập 7 ngày). Đăng nhập xong sẽ hiện thông báo vận hành – đọc rồi bấm Tôi đã hiểu.
Chọn đúng việc cần làm
Lập văn bản theo mẫu
Điền trích yếu, thêm từng dòng chi tiết. Số văn bản do phần mềm tự cấp, không cần đánh tay.
Hồ sơ đính kèm (bắt buộc): kê khai bộ chứng từ giấy đi kèm – loại, số lượng, dạng (bản gốc / bản sao / bản in), số hiệu. VD: 01 hóa đơn điện tử + 02 phiếu giao hàng. Có thể tải kèm bản scan / file hóa đơn điện tử (không bắt buộc). Văn bản không có chứng từ thì tick "Không có hồ sơ kèm theo". Chưa kê khai thì không gửi duyệt được. Danh sách tự in lên phiếu ở mục "Hồ sơ kèm theo".
Theo dõi trạng thái
Bị Từ chối: mở văn bản, đọc lý do trong khung đỏ, sửa lại rồi bấm Gửi duyệt lần nữa.
In, trình ký, lưu hồ sơ
Bấm Xem trước / In PDF (không cần bấm Lưu trước – phần mềm tự lưu nháp): phần mềm hiện đúng mẫu công ty → bấm In hoặc Tải PDF. Từ V10 không tải file Word/Excel để sửa nữa. Chân trang có mã kiểm tra và tổng tiền hệ thống; bản Nháp có chữ chìm "BẢN NHÁP – KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ TRÌNH KÝ". Sau khi ký, scan và đưa vào Hồ sơ số hóa.
Việc nhập liệu hằng ngày của phòng
Tuyến 2 · Trưởng phòng
Duyệt văn bản của nhân viên, giữ danh mục của phòng gọn gàng và lập dự toán cho phòng.
Mở "Chờ tôi xử lý"
Số màu cam trên menu là số văn bản đang đợi. Nên xem mỗi sáng và đầu giờ chiều.
Kiểm tra 3 điểm
Số tiền và chứng từ khớp nhau. Mỗi dòng đã chọn đúng khoản mục chi phí. Văn bản gắn đúng hợp đồng, nếu có.
Quyết định
Văn bản do mình lập
Trưởng phòng bấm Lưu & gửi duyệt thì văn bản bỏ qua bước Trưởng phòng, đi thẳng tới Kế toán kiểm tra (phiếu chi tiền, dự chi) hoặc bàn Trợ lý (tờ trình, đề xuất).
Nhận và trả lời chỉ thị của TGĐ
Chỉ thị quá hạn chót hiện trên thanh cam và trong "Chờ tôi xử lý". Ban TGĐ đọc kết quả rồi đóng, hoặc yêu cầu làm tiếp.
Duyệt chi phí nhập tay
Các khoản chi phí nhân viên nhập trực tiếp vào sổ (không qua đề nghị thanh toán) cần Trưởng phòng xác nhận tại đây.
Lập dự toán cho phòng
Mỗi tháng lập Đề xuất dự chi cho chi phí hoạt động. Mỗi hợp đồng lập một đề xuất riêng (chọn hợp đồng). Trợ lý xác nhận TGĐ đã ký xong, số tự vào Dự toán chi phí.
Giữ danh mục của phòng
Xem sức khỏe của phòng mỗi tuần
Tuyến 3 · Kế toán
Hai lần chạm vào mỗi phiếu chi tiền: kiểm tra chứng từ trước khi tới bàn Trợ lý, và chi tiền sau khi TGĐ đã ký. Phần mềm tự ghi sổ khi bấm "Xác nhận đã chi".
Kiểm tra chứng từ
Đối chiếu bộ hồ sơ giấy với mục Hồ sơ đính kèm (loại, số lượng, số hiệu), số tiền từng dòng, VAT, khoản mục, hợp đồng; phiếu quyết toán tạm ứng thì xem đúng mã tạm ứng và số đã tạm ứng được trừ.
Chi tiền sau khi TGĐ đã ký
Chi xong bấm Xác nhận đã chi, chọn quỹ / tài khoản và số phiếu chi / UNC. Phần mềm tự ghi: ĐNTT → sổ Chi phí thực tế (mỗi dòng 1 khoản, tách trước VAT); ĐN tạm ứng → Sổ tạm ứng; TT NCC → Chi phí + trừ tạm ứng NCC; TƯ NCC → Sổ tạm ứng NCC; kèm 1 phiếu chi trong sổ Dòng tiền (đã trừ phần tạm ứng).
Quyết toán tạm ứng
Phiếu ĐNTT chọn mã tạm ứng thì bắt buộc có "Số tiền đã tạm ứng" (≤ tổng phiếu, ≤ phần còn nợ). Quỹ chỉ chi phần chênh. Quyết toán đủ → khoản tạm ứng tự chuyển "Đã quyết toán đủ"; còn thiếu → "Đang quyết toán" (nhân viên hoàn lại phần thừa).
Sổ ghi tự động bị khóa
Dòng chi phí / tạm ứng ghi tự động từ văn bản đã chi không sửa số tiền, khoản mục, ngày, đối tượng, tình trạng và không xóa được (trừ Quản trị) – để sổ luôn khớp văn bản đã ký và phiếu chi. Cần điều chỉnh: báo Quản trị sửa (có ghi nhật ký thao tác).
Chi phí thực tế tính khi nào?
Báo cáo Lãi – lỗ, hợp đồng chỉ tính chi phí đã duyệt / đã thanh toán / đã quyết toán. Chi phí nhập tay còn "Đang chờ duyệt" chưa tính vào thực tế – hiện ở bảng Dự chi phần Ghi tạm (tím sọc).
Khóa sổ tháng
Chốt sổ tháng ở mục Dòng tiền. Tháng đã khóa không thêm / sửa / xóa số liệu, kể cả ghi sổ tự động – mở khóa phải qua Quản trị.
Tuyến 4 · Tổng Giám đốc & Trợ lý
Tổng Giám đốc có tài khoản riêng (giao diện rút gọn: Bảng điều hành, AI báo cáo, Chỉ thị, Chờ tôi xử lý, Tất cả văn bản, Duyệt chi phí, Sổ đăng ký) và được duyệt trực tiếp. Trợ lý TGĐ vận hành phần mềm thay TGĐ, bấm theo đúng chữ ký và bút phê.
Trợ lý: Bàn đối chiếu (điểm chốt cuối)
Hồ sơ giấy của phòng nào tới bàn thì hiện theo nhóm phòng. Bấm Đã nhận hồ sơ → tick 4 mục Số tiền khớp · Đủ chữ ký · Đủ chứng từ · Trong dự toán → Trình TGĐ. Sếp ký xong, cầm bản gốc → TGĐ đã ký (chọn nhiều hồ sơ xác nhận một lần). Sai / thiếu → Trả lại ghi lý do. Có nút In phiếu giao nhận theo phòng.
Tổng Giám đốc ký trên giấy
Phòng in văn bản từ phần mềm (có số văn bản và mã QR) và trình ký. Tổng Giám đốc ký duyệt, hoặc ghi bút phê nếu không đồng ý.
Lưu bản scan (không bắt buộc)
Nếu cần lưu chứng từ, tải bản scan có chữ ký lên (PDF hoặc ảnh). Từ V4 không bắt buộc scan trước khi duyệt.
Trợ lý xác nhận TGĐ đã ký
Cầm lại bản gốc có chữ ký → ở Bàn đối chiếu (tab "Đang trình TGĐ") bấm TGĐ đã ký, tick ô xác nhận (chọn nhiều hồ sơ xác nhận một lần được). Phiếu chi tiền tự chuyển Kế toán chi; văn bản khác hoàn tất, trả về phòng. TGĐ không đồng ý: bấm TGĐ không duyệt, chép bút phê làm lý do. Khi đi công tác, Tổng Giám đốc tự bấm Duyệt trên app được – lịch sử ghi "TGĐ duyệt trực tiếp". Đầu Bàn đối chiếu (và đầu trang "Chờ tôi xử lý" của TGĐ) có bảng Trình ký hôm nay: tổng tiền trình ký trong ngày và cảnh báo hồ sơ vượt / sát / chưa có dự toán. Hồ sơ TGĐ duyệt trực tiếp tự vào mục C. Chờ TGĐ ký tay bổ sung ở Bàn đối chiếu: Trợ lý in PDF, trình TGĐ ký khi về, rồi bấm Đã ký bổ sung (Kế toán vẫn chi bình thường).
Ra chỉ thị cho phòng
Ghi nội dung theo chỉ đạo của TGĐ, chọn 1 phòng, nhiều phòng hoặc Tất cả các phòng (mỗi phòng nhận 1 chỉ thị riêng), và hạn chót. Bấm nhầm hoặc đổi ý: mở chỉ thị → Xóa chỉ thị (xóa được ở mọi trạng thái).
Theo dõi và đóng chỉ thị
Phòng báo đã xử lý thì chỉ thị vào "Chờ tôi xử lý". Trợ lý báo kết quả cho TGĐ, rồi bấm Đóng chỉ thị hoặc Yêu cầu làm tiếp (có thể gia hạn).
Báo cáo cho TGĐ: Trợ lý xem bảng điều hành theo thứ tự 6 ô đánh số dưới đây và báo lại cho TGĐ những ô có màu cam hoặc số đỏ.
Giao diện Gọn (V10.4.2): TGĐ, Trợ lý và Quản trị có nút [Đầy đủ | Gọn] ở góc trên Bảng điều hành. "Gọn" chỉ còn 3 khối: 5 ô chỉ số (có ô Dự chi → thực chi), khối Cần xử lý (văn bản chờ tôi, quá hạn, vượt / sát dự toán, đối soát tạm ứng NCC) và bảng các phòng ban mỗi phòng 1 dòng. Số liệu giống hệt giao diện Đầy đủ; biểu đồ và bảng so sánh xem ở nút "Giao diện đầy đủ". Lựa chọn được nhớ trên từng máy.
Thanh cam trên cùng
Chỉ xuất hiện khi có việc trễ: hợp đồng trễ hạn, nợ quá hạn, tạm ứng quá hạn, chỉ thị TGĐ quá hạn. Bấm vào là ra danh sách.
Hỏi phòng phụ trách ngay trong ngày4 ô số đầu trang
Hợp đồng đang thực hiện, Lãi gộp, Công nợ phải thu, Văn bản chờ duyệt. Đây là sức khỏe chung của công ty.
Lãi gộp giảm hoặc văn bản chờ nhiều: cần xem kỹViệc chờ tôi xử lý
Văn bản đang đợi trình ký và chỉ thị phòng đã báo kết quả. Văn bản nằm lâu sẽ làm chậm việc mua hàng, giao hàng của phòng.
Trình ký và bấm hết trong ngàyBảng so sánh các phòng ban
Đặt chi phí thực tế cạnh chi phí dự toán của từng phòng. Phòng nào chi vượt dự toán, lãi gộp thấp hoặc nợ quá hạn lớn sẽ thấy ngay.
Chi phí vượt dự toán: gọi Trưởng phòngTop nợ quá hạn cần đòi
Những khách hàng nợ lâu nhất và nhiều nhất.
Giao phòng kinh doanh đi thuDoanh thu – chi phí theo tháng
Xu hướng cả năm. Chỉ cần xem cuối tháng.
Xem 1 lần mỗi thángQuy tắc chung cho mọi người
Những điều phần mềm không cho làm, và lý do.